Primeira fase para a implementação da fatura eletrónica termina a 31 de dezembro

De facto, é já no próximo dia 31 de dezembro que termina a possibilidade de as empresas contratantes poderem utilizar mecanismos de faturação diferentes dos eletrónicos, mantendo-se essa hipótese dali em diante apenas para as médias e pequenas empresas, até 30 de junho de 2021, e para as micro empresas, até ao dia 31 de dezembro de 2021.

Neste contexto, importa que as empresa que ainda não tenham adotado as medidas necessárias à implementação da fatura eletrónica nos contratos públicos o façam com a maior brevidade possível, com vista a acelerar os prazos de conferência e pagamento pelos contraentes públicos.

A fatura eletrónica nos contratos públicos, note-se, é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico. O seu processamento exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do fornecedor para o do cliente. 

Por outro lado, saliente-se que que não é considerada fatura eletrónica nos contratos públicos, por não respeitar as normas europeias, a fatura em formato PDF enviada a um cliente por correio eletrónico (e-mail). Também não são consideradas faturas eletrónicas, para efeito dos contratos públicos, os seguintes documentos: faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word; imagens de faturas, em formato jpg, tiff ou outro; faturas não-estruturadas em HTML, numa página web ou num e-mail; OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel); faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

Tratando-se esta de uma matéria que exige conhecimentos tecnológicos específicos, a AECOPS  recomenda às empresas suas associadas que recorram a um parceiro tecnológico que as apoie no processo de identificar, escolher e implementar a solução de faturação eletrónica mais adequada ao seu perfil, garantindo, no caso das empresas que celebram contratos com entidades públicas, que o modelo de fatura eletrónica adotado é o adequado para processar a sua faturação com as entidades públicas suas clientes, ou seja, que possui um “módulo de contratação pública”, um aspeto muito importante para as empresas que celebram contratos com entidades adjudicantes sujeitas ao Código dos Contratos Públicos. 

Para mais informações sobre esta matéria, as empresas podem consultar a Circular Nº 46/888/20, de 9 de abril, e a Circular Nº 151/936/20, de 16 de novembro, disponíveis na área de acesso reservado.